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Dokumentation der Daten

Zusammenfassendes Zitat:

Nur weil Sie Ihre Daten "offen" machen, sind sie noch lange nicht nutzbar. Die Benutzerfreundlichkeit ergibt sich daraus, dass andere Personen Ihre Daten sinnvoll nutzen können: Die Qualität Ihrer Dateinamen, Ihrer Ordnerstruktur und Ihrer Dokumentation trägt wesentlich zum Grad der Wiederverwendbarkeit Ihrer Daten bei. Es ist weder schwierig noch zeitaufwändig, Ihre Daten so zu pflegen, dass andere Forscher sie untersuchen und erforschen können.

Andreas von der Dunk, Technische Universität Dresden, Service Center Forschungsdaten_

Allgemeine Grundlagen​

data for future generations

Eine saubere und nachvollziehbare Organisation von Daten und Dokumenten ist ein wichtiger Bestandteil guter Forschungspraxis und ein wichtiger Schritt, um Forschungsdatenmanagement nach den FAIR Datenprinzipien zu realisieren.

Eine wesentliche Aufgabe besteht darin, die Organisation und Speicherung von Daten, Dokumenten und deren Metadaten im Voraus festzulegen und die entsprechenden Maßnahmen zu dokumentieren.

Zentrale Anforderungen sind die Festlegung von formalen Zuständigkeiten, organisatorischen Konventionen und technischen Implementierungen zur Organisation der anfallenden Daten und Metainformationen. Die zu diesem Zweck gesammelten Informationen werden im Datenmanagementplan festgehalten. Beachten Sie, dass eine gute Datenorganisation in der frühen Anwendungsphase auch die Kosten abschätzt (siehe z.B. Kalkulationswerkzeug und Checkliste).

Formale Verantwortlichkeiten und organisatorische Konventionen​

Ein wesentlicher Bestandteil der Datendokumentation ist die Definition der Akteure, die mit den Daten arbeiten, sowie der Abläufe. Dies sind mögliche erste Schritte:

  • Dokumentieren der Verantwortlichkeiten von Primärforschern und Projektmitarbeitern.
  • Benutzerrollen erstellen: Festlegen detaillierter Berechtigungen für Benutzerinnen und Benutzer, Gruppen und Rollen für den Zugriff auf Daten und vertrauliche Informationen.
  • Beschreibung von Qualitätssicherungsprozessen, einschließlich geschützter Speicherung, Weitergabe und Zugänglichkeit auf kurze und lange Sicht.
  • Datenverarbeitung: Wie, wo, wie schnell. Beschreibung der Eingabe- und Ausgabedaten; Festlegung von Namens- und Strukturierungsregeln für Dateien und Ordner.

Das Ergebnis sollte eine Reihe von beschreibenden Dokumenten sein, die mit den im Arbeitsalltag verwendeten Dateien verknüpft sind und Folgendes eindeutig festlegen:

  • der Status (z. B. Originaldatei, temporäre Arbeitsdatei; Entwurf, Zwischenversion, endgültige Fassung),
  • der Speicherort (Arbeitsplatz-PC, zentraler Dateiserver, Datenbank),
  • der Zeitrahmen für die Verfügbarkeit (kurzfristig, projektbezogen, langfristig),
  • das Format, in dem sie gespeichert werden.

kleines Datenhandout

Technische Implementierungen​

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die anfallenden Daten- und Dokumentenflüsse. Eine kurze, für jedes Projektmitglied leicht verständliche Beschreibung sollte auf niedrigem Niveau zugänglich sein und die wichtigsten Konzepte erklären. Die Daten selbst müssen eine absolut zuverlässige Datenstruktur aufweisen, einschließlich Metadaten und geeigneter Datenformatstandards. Informieren Sie sich über die üblichen Best Practice an Ihrem Institut oder innerhalb Ihrer Disziplin. Planen Sie, wie Dokumente zwischen den Projektbeteiligten ausgetauscht werden können und welche Daten für die Datenveröffentlichung mit PIDs zugänglich sein müssen.

Die Datensicherheit betrifft alle technischen und organisatorischen Aspekte zum Schutz der Daten vor Veränderung, Verlust und Zerstörung. In diesem Zusammenhang müssen Speichermethoden, Sicherungsverfahren, notwendige physische Ressourcen sowie automatisierte und administrative Routinen geplant und eingerichtet werden. Erkundigen Sie sich bei lokalen Ansprechpartnern oder externen Experten nach bereits etablierten Technologien zur Datenspeicherung und -archivierung sowie nach geeigneten Repositorien.

Synopse​

en_data_orgsteps

Eine gute Datendokumentation entsteht nicht über Nacht - gehen Sie zunächst in kleinen Schritten vor. Die Dokumentation von Forschungsdaten ist in erster Linie ein organisatorisches Problem, das durch technische Maßnahmen begleitet und unterstützt wird:

  • Erfassung des Status quo:
    • Welche organisatorischen Abläufe wurden bisher genutzt und welche Technologien unterstützen sie?
    • Wo liegen die rechtlichen und technischen Grenzen?
    • Welche persönlichen Rollen sind betroffen?
    • Welche Geräte oder Dateiformate werden oder wurden verwendet?
    • Gibt es besondere Merkmale?
  • Sensibilisierung: Wer produziert (Meta-)Daten, und wer nutzt die Daten wie weiter?
  • Interne Regeln und Prozesse festlegen: Was sind die Ziele des RDM und wie lassen sie sich erreichen?
  • Regeln iterativ anwenden und bewerten: Lernen, festlegen, befolgen, wiederholen. Keep it simple and smart (KISS).
  • Entwicklung geeigneter Technologien: In der ersten Projektphase sind die konkreten Anforderungen zu ermitteln und diese kontinuierlich an sich ändernde Bedingungen anzupassen.
  • Einführung unterstützender Technologien: Bewerten und testen Sie Software wie ELN und Repositorien; schulen Sie Ihre Mitarbeiter.
  • Holen Sie rechtlichen Rat ein und berücksichtigen Sie dabei die lokalen und übergeordneten Richtlinien und Verfahren: Wenden Sie sich an die Rechtsabteilung Ihrer Einrichtung oder an die NFDI-Querschnittssektion „Ethik und Recht“
  • Machen Sie Regeln und Entscheidungen frühzeitig für alle zugänglich, z. B. in Form eines kurzen Handouts.
  • Überprüfen Sie das Konzept regelmäßig und aktualisieren Sie es bei Bedarf.

Quellen und weitere Informationen​